Samenvatting
Recentelijk is SugarCRM 6.3 vrijgegeven en opnieuw zet deze populaire open source CRM-oplossing de toon met tal van verbeteringen in hun CRM-pakket. Samengevat is het importeren van data eenvoudiger geworden evenals het archiveren van e-mail naar SugarCRM. De nieuwe Sugar Logic opties bieden een legio aan mogelijkheden om informatie nog compacter weer te geven. Het resultaat is een overzichtelijker CRM-systeem waarbij nog sneller inzicht ontstaat in de actuele status van een klantrelatie. De drie belangrijkste veranderingen in deze nieuw release op een rij:
Verandering 1 - Data import verbeterd
Gebruiksvriendelijker
Externe data naar SugarCRM migreren middels een Excel-bestand was reeds mogelijk met de import wizard binnen SugarCRM. Desondanks bestond een groot deel van het werk uit het opschonen en het correct koppelen op veldniveau vanuit het originele Excel-bestand naar SugarCRM. Er werd aardig wat kennis verwacht van de eindgebruiker op het gebied van het spreadsheetprogramma MS Excel. Bijvoorbeeld instellingen als: text delimiter, character encoding en de juiste “formattering” van data in kolommen. In de 6.3 release is de import wizard verbeterd en is het mogelijk om tijdens het proces van importeren nog allerlei zaken aan te passen. Gebruikers worden nu vooral meer gestuurd hetgeen het importeren van data eenvoudiger maakt.
Google Contacts importeren
Maakt u gebruik van Google applicaties en zitten veel van uw contactpersonen al in het online adresboek Google Contacts? Met een paar eenvoudige handelingen kunnen deze nu geïmporteerd worden naar SugarCRM.
Voorbeeldscherm eenvoudige Google Contacts import
Meer “dubbelen check” opties
Voorheen was het niet mogelijk om bij data-import zelf aan te geven op welke velden gecontroleerd moest worden om dubbele records te voorkomen. Vanaf SugarCRM 6.3 is dit wel mogelijk en kan bijvoorbeeld tijdens een import ontdubbeld worden op een (zelf aangemaakt) debiteurnummer veld. Erg interessant voor gebruikers die regelmatig data importeren met een mix van oude en nieuwe relaties!
Meer details: over import-duplicate-fields-checking
Verandering 2 - Nieuwe optie e-mailarchivering
Het archiveren van e-mail in SugarCRM was voorheen alleen mogelijk via de e-mailplugin van MS Outlook of door gebruik te maken van het geïntegreerde e-mailprogramma binnen SugarCRM. Daarnaast werden tal van add-ons aangeboden via websites zoals Sugarforge en Sugarexchange waarbij de plugin van het open source e-mailprogramma Thunderbird het meest bekend is. Nadeel van deze plugins is dat ze niet onafhankelijk zijn van het onderliggend apparaat of besturingssysteem. Hierdoor vielen eindgebruikers met systemen van bijvoorbeeld Apple of Linux soms buiten de boot.
In SugarCRM 6.3 is er een extra optie toegevoegd waardoor bij het versturen van e-mail naar een contactpersoon nu in de adresvelden cc: of bcc: een aan te maken SugarCRM-adres ingevuld kan worden (bijvoorbeeld sugarcrm@uwbedrijfsnaam.nl).
Voorbeeldscherm emailarchivering via Bcc
De e-mail wordt vervolgens automatisch aan de contactpersoon en/of accountnaam in SugarCRM gekoppeld. Op deze wijze hoeven geen plugins geïnstalleerd en beheerd te worden en tegelijkertijd worden in één klap alle verschillende apparaten en besturingssystemen ondersteund.
Meer info: over email-archiving
Verandering 3 - Uitbreiding Sugar Logic
In versie 6.1 en 6.2 introduceerde SugarCRM calculated fields en dependent fields om business logica vast te leggen en een bepaalde procesdiscipline af te dwingen in het CRM. Hiermee kunnen velden zichtbaar gemaakt of berekend worden als aan bepaalde voorwaarden in andere velden voldaan is. In de laatste release is er weer een aantal interessante mogelijkheden bijgekomen. Hieronder een opsomming:
Gerelateerde modules beschikbaar
De belangrijkste verandering is dat er ook informatie uit gerelateerde modules gehaald kan worden. De waarde van alle verkoopkansen bij een Account kan bijvoorbeeld in één veld worden opgeslagen, een ander voorbeeld is het totaal aantal contactmomenten weergeven in één veld. Een andere mogelijkheid is het automatisch op laten bouwen van de naam van een Opportunity o.b.v. het gerelateerde Account en de reeds in de Leads fase aangegeven interesse (bijvoorbeeld een selectielijst met productkeuzes). In al deze gevallen zijn minder handelingen nodig waardoor tijdwinst geboekt kan worden.
Meer tijdsgerelateerde logica
Ook tijdsgerelateerde logica is uitgebreid waardoor berekeningen met datums kunnen worden gemaakt zoals: “DaysUntil”. Op deze manier kan eenvoudig worden berekend hoe lang de Salescycli (per stap) duurt of hoeveel tijd er nog resteert om een supportvraag (Case) op te lossen afhankelijk van een bepaald type servicecontract.
Voorbeeld: dagen tot aan datum
Processen beter in te richten
Tot slot kunnen gebruikers beter begeleid worden tijdens de invoer van data door afhankelijkheden in te bouwen. Bepaalde velden of tabbladen verschijnen pas als aan specifieke voorwaarden is voldaan.
Voorbeeldscherm Sugar Logic: velden bij een Opportunity mogen pas ingevuld worden als eerst een aantal andere velden zijn ingevuld.
Een compleet overzicht van de Sugar Logic mogelijkheden en technisch details vindt u hier:
Application_Guide_6.3
Conclusie
Outdare heeft enorm uitgekeken naar deze 6.3 release van SugarCRM. Met name de nieuwe -platform onafhankelijke- e-mail archivering optie maakt het voor een mix van Apple / Linux / Windows gebruikers nog eenvoudiger om e-mails naar Sugar te archiveren. Sugar Logic is nu nog beter configureerbaar om zo een bepaalde procesdiscipline af te dwingen: alleen die informatie wordt zichtbaar wanneer het nodig is met als resultaat: een ’schonere’ interface voor de eindgebruiker, snellere data invoer en betere datakwaliteit.
De SugarCRM 6.3 release is vanaf 9 november 2011 beschikbaar. Behoefte aan meer informatie of een demo? Neem dan contact op met Outdare via telefoon +31 88 428 48 84 of e-mail op info@outdare.nl
Tot slot nodigen wij u uit om ook eens de video What’s new in Sugar 6.3 te bekijken.
Over Arjèn Smith
Arjèn Smith is werkzaam als CRM consultant en Projectleider binnen Outdare. Hij adviseert en implementeert al ca. 5 jaar SugarCRM-oplossingen voor vele organisaties. Door zijn dubbelrol als functioneel consultant en projectleider is hij de brug tussen de klant en de technisch consultants van Outdare. Dankzij zijn bedrijfskundige achtergrond weet hij de functionele mogelijkheden van SugarCRM op een flexibele manier te linken aan de wensen en eisen van menig bedrijfsproces.